La documentación de obra abarca todos los registros que hacen trazables el desarrollo, la calidad y las circunstancias de un proyecto: diarios de obra, documentación fotográfica, actas, versiones de planos, seguimiento de defectos y correspondencia. Sirve como prueba frente a promotores, autoridades y — en un litigio — ante los tribunales.
¿De dónde surgen las obligaciones de documentación?
- Contrato: contratos de obra, pliegos y prescripciones técnicas exigen con regularidad diarios, informes y justificantes
- Ley y normas: p. ej. obligaciones de prueba en contratación pública, documentación de trabajos relevantes para la seguridad, certificados de eliminación
- Garantía: quien no documenta elementos ocultos antes de cerrarlos apenas podrá probar años después que se trabajó correctamente
- Facturación: modificaciones y perturbaciones son prácticamente inejecutables sin documentación a tiempo
La documentación mínima para cada proyecto
- Diario de obra o partes diarios — cada día laborable
- Documentación fotográfica con marca de tiempo y ubicación — sobre todo antes de cerrar elementos ocultos
- Actas de reunión con envío demostrable
- Documentación de defectos con cronología (notificado → subsanado → verificado)
- Versiones de planos con historial — ¿quién fue informado de qué versión, y cuándo?
Documentar digitalmente — sin esfuerzo extra
El motivo por el que la documentación fracasa en la práctica nunca es el saber — es el esfuerzo. Por eso XBuild está diseñado para que la documentación surja de paso: lo que el equipo hace de todas formas (fotos, tickets, notas) se convierte automáticamente en informes, actas y un historial a prueba de manipulaciones.
Preguntas frecuentes: documentación de obra
¿Cuánto tiempo hay que conservar la documentación?
Al menos durante el plazo de garantía, recomendado 10 años tras la recepción — para documentos fiscales rigen plazos propios.
¿Bastan las fotos del móvil como documentación?
Solo en parte: sin marca de tiempo, ubicación y asignación al expediente, la fuerza probatoria es débil. Una documentación estructurada con contexto es mucho más sólida.
¿Quién es responsable de la documentación?
Cada parte documenta para sí: el contratista sus prestaciones, la dirección de obra el desarrollo, el promotor decisiones y recepciones. En interés propio: nadie se fía de la documentación del otro.